Come farsi approvare un progetto anche quando il portafogli piange, nessuno ti da retta e forse stai pure antipatico al tuo capo.
Alzo subito le mani.
L’articolo potrebbe essere definito “politically incorrect” ma come si dice a Roma in questi casi: “Quando ce vo, ce vo!”.
Voglio parlarvi infatti di una di quelle situazioni in cui molti di voi incappano nel loro ambiente di lavoro e dal quale non riescono ad uscirne, a trovare una soluzione.
Un webGIS nel cestino
Tu hai tante belle idee, vorresti fortemente realizzare un webGIS (azienda o pubblica amministrazione che sia), fai ricerche su Google e ti informi per ottimizzare spese e risorse ma alla fine, quando la proposta viene inviata via mail ai piani alti, il risultato è uno dei seguenti:
– Opzione A: non ottieni più nessuna risposta
– Opzione B: ottieni la risposta ed ovviamente è un NO
Prima di iniziare con una lunga lista di lamentele sul fatto che tutti ce l’hanno con te, che sei stato preso di mira e che denuncerai tutti per mobbing voglio darti una triste notizia:
L’errore lo stai facendo tu.
Non in quanto idea, sia chiaro.
Pensare di realizzare un webGIS (o qualsiasi altro progetto chiaramente utile!) è sicuramente meritevole da parte tua ma stai mettendo inavvertitamente in fila una serie di errori che non ti lasciano scampo.
Lo ripeto ancora una volta (l’ultima) nel caso fossi stato poco chiaro:
L’errore lo stai facendo tu!
Il motivo, esplicabile poi in vari punti che vedremo nelle prossime righe, è molto semplice quanto subdolo.
Tu non dai al tuo capo, o ai piani alti, quello che si aspettano.
Tu parli una lingua. Loro un’altra.
Tu spieghi. Loro non comprendono.
Tu vorresti parlarne per ore. Loro ti dedicheranno al massimo 5 minuti.
Che fare? Dagli quello che si aspettano!
Numeri, numeri, numeri.
Ai piani alti hanno bisogno di numeri, date, INFORMAZIONI SEMPRE MISURABILI…e quindi non di una timida richiesta via mail con qualche riga di testo!
Questo perché, per quanto la tua idea sia buona, non basta la bontà d’animo!
Pensa ad un webGIS allora e inizia a fare varie liste (per ora su bloc-notes va benissimo!) in base alle “prime necessità”.
Lista 1: strumentazione tecnica (server, backup, disaster recovery, intranet o no).
– A proposito…Hai sentito parlare di DatoSicuro? –
Lista 2: livelli informativi (tipo di cartografia in possesso e relativo formato dati, nuova cartografia necessaria).
– Qualche articolo che ti può essere d’aiuto? –
+ Lo stato dell’arte dei sistemi di coordinate in Italia
+ WebGIS o SIT? Facciamo chiarezza!
+ WebGIS: perchè una pubblica amministrazione dovrebbe utilizzarlo?
Lista 3: utenti (tu l’unico utilizzatore, gruppo di colleghi o webGIS aperto a tutti?)
Lista 4: numeri in “senso stretto” (spesa prevista, tempistiche di realizzazione del progetto, step di consegna e magari anche di liquidazione delle fatture)
Dalla brutta copia al progetto definitivo su carta
Ora che hai qualche lista ben fatta, cancella dalla tua mente l’idea delle due righe via mail e pensa invece a proporre una BREVE relazione CARTACEA.
Breve perché i grandi capi non hanno mai tempo.
Quindi se scrivi una sorta di tesi di laurea di 300 pagine la troveranno si utile ma come ferma porte.
Cartacea perché ormai siamo sommersi dalle email e quindi, ritrovarsi in mano una breve relazione su fogli A4 ben rilegati, sicuramente spicca e da un tono professionale alla tua idea.
(Scommetto che in questo momento stai sorridendo…Vuol dire che allora le mie idee iniziano a piacerti…).
Riprendi allora in mano le 4 liste che abbiamo creato e cerca di mettere tutto in “forma elegante” usando termini chiari ed evitando eccessivi tecnicismi e parole specialistiche che magari solo tu conosci.
Non è questo il momento di fare il saputello e darsi un tono…
Ricorda l’obiettivo e resta concentrato su quello: FAR CAPIRE -> FAR APPROVARE.
Inserisci anche una premessa al tuo progetto dove indichi chiaramente il perché della tua idea.
Sarebbe una buona idea elencare subito (almeno 3) i punti a favore del progetto ma anche le criticità (chi ti legge non è scemo, sa che non son tutte rose e fiori).
Sfrutta gli elenchi puntati ma senza esagerare.
3-5 punti per volta sono un buon compromesso ma se inizi a proporre elenchi puntati con oltre 10 righe c’è qualcosa che non va…
Un piano B sempre pronto
Come nei migliori film di guerra, prepara sempre un piano B per la tua battaglia.
Mi riferisco in questo senso ad eventuali richieste di chiarimenti che potrebbero arrivarti o legittime obiezioni a cose che hai scritto.
Non prendere tutto questo come un problema ma sfrutta invece l’opportunità:
– A, perché prima nemmeno ti calcolavano ed invece ora li hai incuriositi;
– B, perché dimostri che alla prima difficoltà non vai nel panico ed hai già pensato (ad almeno) una soluzione alternativa;
– C, perché ci fai un figurone con tutti e non guasta mai, vero?
Quali sono allora le obiezioni che potrebbero farti?
Budget? Tempistiche? Reperimento difficoltoso del materiale?
Per ogni domanda che riuscirai a porti dovrai aver pronta almeno una risposta da dare.
Sempre un passo avanti
Una volta che avrai preparato il tuo documento, non presentarlo “a freddo”.
I grandi capi odiano le sorprese.
Anticipa chi deve essere informato verbalmente (miglioriamo i rapporti!) e se proprio non è possibile invia una breve e sintetica mail anticipandogli le tue intenzioni e dando già una data di consegna.
Crea un po’ di attesa che non fa mai male.
Incrocia le dita
A documento consegnato ora non c’è che da aspettare e sperare che questa volta l’esito non sia negativo.
In caso di stallo della situazione, per esperienza posso dirti che spesso, una dimostrazione pratica dal vivo di un webGIS similare a quello che hai proposto, può smuovere le acque e sbloccare la situazione.
Programmare un incontro tra grandi capi ed un’azienda “di appoggio” al tuo progetto può essere la soluzione per sbloccare l’eventuale stallo.
Tutto l’incontro andrà chiaramente pianificato a monte: è importante far vedere dati, funzionalità, elencare elementi di pregio e criticità che destino l’interesse.
Che ne pensi allora?
Spero ora ti sia venuta voglia di tentare questa strada e proporre un nuovo progetto.
In bocca al lupo!
PS. Nel caso volessi approfondire l’argomento o avessi necessità “di affilare” le armi in un progetto che già stai pensando o realizzando, sono disponibile ad un’analisi e valutazione insieme a te.
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